Mit der Globalisierung der Märkte und der weltweiten Verfügbarkeit von Waren wird die Bestandsoptimierung immer komplexer. Planerinnen und Planer müssen Waren, die von verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Transportmitteln kommen, verwalten und verfolgen. Ohne eine Strategie, die eine strukturierte Methodik und eine kontinuierliche Datenanalyse umfasst, ist das kaum zu leisten. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Methoden und Kennzahlen, zeigt ein Praxisbeispiel und beschreibt ein Vorgehen in fünf Schritten.
Was ist Bestandsoptimierung?
Bestandsoptimierung umfasst alle Methoden und Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen seine Lagerbestände so steuert, dass die Nachfrage zuverlässig bedient wird und gleichzeitig möglichst wenig Kapital im Lager gebunden ist. Ziel ist das richtige Gleichgewicht zwischen Lieferfähigkeit und Bestandskosten – für jeden Artikel, an jedem Standort und zu jedem Zeitpunkt.
Unternehmen, die ohne einen Plan zur Bestandsoptimierung arbeiten, laufen Gefahr, ihre Kosten zu erhöhen und ihre Produktivität zu verringern. Eine gute Strategie hält den Warenfluss konstant, vermeidet Fehlbestände (Out of Stock), minimiert Verluste und Risiken und steigert zugleich die Erträge, indem sie die Effizienz verbessert und die Bestandskosten senkt.
Ziele: Kosten senken, Lieferfähigkeit sichern
Sowohl fehlende als auch überschüssige Bestände sind in jedem Unternehmen ein Problem. Zwei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich sich das auswirkt.
Beispiel Baugewerbe: Lieferverzögerungen können zu erheblichen Verlusten führen, weil Projekte unterbrochen werden und Arbeitskräfte untätig bleiben, während sie auf Material warten. Gleichzeitig können andere, rechtzeitig gelieferte Materialien nicht verbaut werden und verursachen Lagerkosten.
Beispiel Onlinehandel: Viele kennen die Situation: Sie haben lange nach dem passenden Produkt gesucht, legen es in den Warenkorb, beginnen mit der Eingabe der Zahlungsdaten und sehen plötzlich den Hinweis, dass der Artikel nicht vorrätig ist. Im stationären Handel ist es der Lieblingstee oder -kaffee, der im Regal fehlt.
Solche Fehlbestände sind für Hersteller und Händler besonders unangenehm, weil sie sichere Umsätze kosten. Darüber hinaus schadet das Fehlen von Waren der Kundenbindung erheblich. Bestandsoptimierung verfolgt deshalb drei Ziele zugleich: einen hohen Servicegrad, niedrige Lager- und Kapitalbindungskosten und möglichst wenig Abschreibungen auf überalterte Ware.
Methoden der Bestandsoptimierung
Es gibt nicht die eine Methode, mit der sich jeder Bestand optimieren lässt. In der Praxis kombinieren Unternehmen mehrere Verfahren: Sie segmentieren das Sortiment, legen je Segment Puffer und Bestellverfahren fest und steuern auf Basis von Prognosen nach.
ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ordnet Artikel nach ihrem Wertanteil, meist bezogen auf Verbrauch oder Umsatz. A-Artikel stehen für einen großen Teil des Werts bei vergleichsweise wenigen Positionen, C-Artikel für einen kleinen Wertanteil bei vielen Positionen. Eine häufig genutzte Faustregel lautet: Rund 20 % der Artikel verursachen etwa 80 % des Werts. A-Artikel verdienen deshalb die engste Steuerung, bei C-Artikeln lohnen sich einfache, weitgehend automatische Regeln.
XYZ-Analyse
Die XYZ-Analyse ergänzt die ABC-Analyse um die Frage, wie gleichmäßig ein Artikel nachgefragt wird. X-Artikel haben einen konstanten Verbrauch und lassen sich gut vorhersagen, Y-Artikel schwanken oder folgen Trends und Saisonalität, Z-Artikel werden unregelmäßig oder sporadisch nachgefragt. Gemessen wird das zum Beispiel über den Variationskoeffizienten der Nachfrage.
Kombiniert ergibt sich eine Matrix, aus der sich für jedes Segment eine passende Strategie ableiten lässt:
| X – gleichmäßig | Y – schwankend | Z – sporadisch | |
|---|---|---|---|
| A – hoher Wert | Automatisiert disponieren, niedriger Sicherheitsbestand | Prognosebasiert planen, Saisonalität berücksichtigen | Bedarfsbezogen beschaffen, einzeln prüfen |
| B – mittlerer Wert | Automatisiert mit Standardparametern | Prognosebasiert mit mittlerem Puffer | Bedarfsbezogen oder kleiner Sicherheitsbestand |
| C – geringer Wert | Einfache Regeln, größere Bestellmengen | Bestellpunktverfahren mit Puffer | Auftragsbezogen beschaffen oder Sortiment prüfen |
Sicherheitsbestand
Der Sicherheitsbestand ist der Teil des Bestands, der für unvorhergesehene Situationen vorgehalten wird. Unternehmen benötigen ihn vor allem in vier Fällen:
- Nachfrageschwankungen: Heute wird Zucker in der üblichen Menge verkauft, morgen berichtet das Fernsehen über steigende Zuckerpreise. Die Kundschaft deckt sich ein, die Regale sind leer, die Nachlieferung kommt laut Plan aber erst in einer Woche.
- Lieferverzug: Nicht alle Lieferanten sind gleich zuverlässig. Lieferungen verzögern sich durch Verschulden des Lieferanten oder durch höhere Gewalt wie Transportunfälle oder Naturkatastrophen.
- Mengenabweichungen: Der Lieferant liefert weniger als bestellt, und die Teilmenge reicht nicht, um den Absatz stabil zu halten.
- Störungen in der Produktion: Bei Lieferungen direkt vom Hersteller wirken sich Produktionsausfälle unmittelbar auf die Verfügbarkeit aus.
Wie hoch der Sicherheitsbestand sein sollte, hängt von fünf Faktoren ab: der Schwankung der Nachfragemenge, der Unregelmäßigkeit der Nachfragezeitpunkte, dem Prognosefehler, der Haltbarkeit der Produkte und der Liefer- und Bestellfrequenz. Je größer Schwankung und Prognosefehler, desto mehr Puffer wird benötigt. Bei verderblicher Ware ist ein großer Sicherheitsbestand dagegen oft unwirtschaftlich, weil die Kosten der Entsorgung den Nutzen übersteigen. Wie sich der Sicherheitsbestand konkret berechnen lässt, zeigt unser Artikel Sicherheitsbestand und Meldepunkt richtig setzen.
Bestellpunktverfahren
Beim Bestellpunktverfahren wird eine Bestellung ausgelöst, sobald der Bestand einen festgelegten Meldebestand (Reorder Point) erreicht. Der Meldebestand deckt den Bedarf während der Wiederbeschaffungszeit plus den Sicherheitsbestand ab:
- Meldebestand = durchschnittlicher Bedarf pro Tag × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Sicherheitsbestand
Das Verfahren reagiert schnell auf Verbrauchsänderungen und eignet sich besonders für Artikel mit gleichmäßiger Nachfrage.
Bestellrhythmusverfahren
Beim Bestellrhythmusverfahren wird in festen Abständen bestellt, zum Beispiel wöchentlich. Bestellt wird jeweils die Menge, die zum Auffüllen auf einen Zielbestand fehlt:
- Bestellmenge = Zielbestand − aktueller Bestand − offene Bestellungen
Das Verfahren erleichtert die Bündelung von Bestellungen je Lieferant, braucht aber in der Regel einen höheren Sicherheitsbestand, weil zwischen zwei Bestellterminen nicht reagiert wird.
Prognosebasierte Disposition
Statt nur auf vergangenen Verbrauch zu reagieren, legt die prognosebasierte Disposition eine Absatzprognose zugrunde. Saisonalität, Aktionen und Trends fließen so frühzeitig in Bestellmengen und Sicherheitsbestände ein. Das ist vor allem für Y-Artikel wirksam, deren Nachfrage schwankt, aber ein erkennbares Muster hat.
Wichtige Kennzahlen
Ob Maßnahmen wirken, zeigen wenige Kennzahlen. Ausführlicher beschreibt sie unser Beitrag zu Bestandskennzahlen.
| Kennzahl | Formel | Aussage |
|---|---|---|
Bestandsumschlag (Lagerumschlag) | Verbrauch im Zeitraum ÷ durchschnittlicher Bestand | Wie oft sich der Bestand pro Zeitraum erneuert |
Bestandsdeckung (Reichweite) | Aktueller Bestand ÷ durchschnittlicher Bedarf pro Tag | Wie viele Tage der Bestand ohne Nachschub reicht |
| Bestandswert | Summe aus Bestandsmenge × Bewertungspreis | Wie viel Kapital im Lager gebunden ist |
Servicegrad (Lieferbereitschaftsgrad) | Sofort erfüllte Bedarfe ÷ alle Bedarfe × 100 % | Wie zuverlässig die Nachfrage aus dem Bestand bedient wird |
| Fehlmengenquote | Bedarfe mit Fehlmenge ÷ alle Bedarfe × 100 % | Wie häufig Fehlbestände auftreten |
Praxisbeispiel: Karl Pichler AG
Wie Bestandsoptimierung in der Praxis wirkt, zeigt der Holzhändler Karl Pichler AG. Das Unternehmen bewirtschaftet über 50.000 aktive Artikel in unterschiedlichen Maßeinheiten und plante den Einkauf lange überwiegend manuell. Mit numi entstehen heute täglich optimierte Bestellvorschläge über alle Lagerorte, und Sicherheits- sowie Meldebestände werden täglich auf Basis aktueller Nachfragedaten neu berechnet und ins ERP zurückgeschrieben.
Das Ergebnis: Der Bestandsumschlag stieg innerhalb von 12 Monaten um 19 Prozent, von 2,1 auf 2,5 – mit weniger gebundenem Kapital und höherer Verfügbarkeit. Die vollständige Geschichte lesen Sie in der Customer Story der Karl Pichler AG.
Bestand optimieren in 5 Schritten
- Ausgangslage prüfen: Klären Sie, ob sich der Aufwand lohnt. Anhaltspunkte sind zum Beispiel diese Fragen:
- Macht eine Veränderung des Gesamtbestands um 10 % oder mehr einen Unterschied?
- Möchten Sie den besten Service bieten, ohne die Lagerkosten zu erhöhen?
- Gehen Ihnen beliebte Produkte aus, während Sie ältere Ware abverkaufen müssen?
- Möchten Sie neue Produkte häufiger oder zu niedrigeren Kosten einführen?
- Beziehen Sie Waren von verschiedenen Lieferanten oder aus dem Ausland?
- Haben Sie einen Plan für den Fall eines Ausfalls in Ihrer Lieferkette?
- Datenbasis bereinigen: Prüfen Sie Stammdaten wie Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Losgrößen. Vergleichen Sie hinterlegte Lieferzeiten mit den tatsächlich erreichten.
- Sortiment segmentieren: Ordnen Sie alle Artikel per ABC/XYZ-Analyse ein und legen Sie je Segment fest, wie eng gesteuert wird.
- Parameter und Verfahren festlegen: Bestimmen Sie je Segment Servicegrad-Ziel, Sicherheitsbestand, Meldebestand und das passende Bestellverfahren.
- Messen und nachsteuern: Verfolgen Sie Bestandsumschlag, Bestandsdeckung und Servicegrad und passen Sie die Parameter regelmäßig an. Je größer das Sortiment, desto eher lohnt sich dafür eine Software für Bestandsoptimierung, die Parameter automatisch neu berechnet. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, beschreibt unser Beitrag Bestandsmanagement-Software auswählen.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Bestandsoptimierung und Bestandsreduzierung?
Bestandsreduzierung zielt darauf, die Bestandsmenge und damit das gebundene Kapital zu senken. Bestandsoptimierung ist breiter: Sie sucht für jeden Artikel das richtige Verhältnis aus Verfügbarkeit und Kosten. Das kann auch bedeuten, bei einzelnen Artikeln den Bestand zu erhöhen. Konkrete Strategien zur Senkung finden Sie in unserem Beitrag zur Bestandsreduzierung.
Wie lässt sich das Bestandsmanagement optimieren, ohne die Lieferfähigkeit zu gefährden?
Indem Puffer gezielt verteilt statt pauschal gesenkt werden. Gut prognostizierbare Artikel kommen mit weniger Sicherheitsbestand aus, volatile Artikel brauchen mehr. Wer Sicherheitsbestände aus der tatsächlichen Nachfrage- und Lieferzeitschwankung ableitet, kann den Gesamtbestand senken und den Servicegrad halten.
Wie oft sollten Sicherheitsbestände überprüft werden?
Regelmäßig und immer dann, wenn sich Nachfrage oder Lieferzeiten spürbar verändern. Einmal gesetzte Parameter veralten schnell. Viele Unternehmen überprüfen sie deshalb nicht mehr jährlich, sondern lassen sie laufend auf Basis aktueller Daten neu berechnen.
Welche Rolle spielt die Nachfrageprognose?
Eine zentrale. Sicherheitsbestand, Meldebestand und Bestellmengen hängen direkt vom erwarteten Bedarf ab. Je genauer die Prognose, desto kleiner kann der Puffer ausfallen, der Prognosefehler ausgleichen muss.
So unterstützt numi
numi verfolgt einen ganzheitlichen, integrierten Ansatz zur Bestandsoptimierung: Die Bestandsmanagement-Software von numi gibt tagesaktuelle Handlungsempfehlungen, um Fehlbestände zu vermeiden, ohne Überbestände oder Abschreibungen zu erzeugen. Dafür kommen Verfahren des maschinellen Lernens (Machine Learning) zum Einsatz, die Parameter laufend an die aktuelle Nachfrage anpassen.
